אוטומציה למשרד רו״ח ולמשרד עורכי דין: מה באמת שווה לבנות

איפה הזמן באמת הולך

כששואלים בעל משרד על מה הולך הזמן, התשובה הראשונה היא בדרך כלל "על העבודה". כשמסתכלים בפועל על שבוע, התמונה אחרת: חלק גדול מהיום הולך על רדיפה.

רדיפה אחרי מסמך שלקוח הבטיח לשלוח לפני שבועיים. רדיפה אחרי חתימה. מענה לשאלת "איפה זה עומד" שדורשת לפתוח תיק ולבדוק. וגילוי מאוחר שתיק שלם לא זז חודש, כי אף אחד לא הסתכל עליו.

אף אחד מארבעת אלה אינו עבודה מקצועית, ובכולם המשרד משלם שכר של איש מקצוע על משימה של תיאום.

שלושה דברים ששווה לבנות, לפי סדר

אם הייתי צריך לבחור סדר לפי מהירות ההחזר, זה היה הסדר:

מה לא לאוטמט

יש פיתוי לאוטמט את הייעוץ עצמו: מענה אוטומטי לשאלות מקצועיות, ניסוח מסמכים, סיווג אוטומטי. אני ממליץ להיזהר שם, ולא בגלל שזה לא אפשרי.

בשני המקצועות האלה יש אחריות מקצועית, ולפעמים גם חובת סודיות שמגבילה מה בכלל מותר לשלוח החוצה. סוכן שמנסח טיוטה שאדם קורא ומאשר, סביר. סוכן שעונה ללקוח תשובה מקצועית בלי שאף אחד ראה אותה: לא, בלי קשר לכמה טוב המודל.

הכלל שאני עובד לפיו: אוטומציה מטפלת בתיאום ובמעקב, אדם מטפל בשיקול דעת. הגבול הזה גם מוריד סיכון וגם, בפועל, שם את האוטומציה בדיוק במקום שבו הזמן באמת נשרף.

הערה על מידע רגיש

שני המקצועות האלה מחזיקים מידע שאסור שידלוף, ולפעמים גם מידע שכפוף לחיסיון. זה משפיע על החלטות ארכיטקטורה מההתחלה: איפה הנתונים יושבים פיזית, מי יכול לגשת, ומה בכלל מותר לשלוח לשירות חיצוני.

זו סיבה לתכנן נכון, לא סיבה לוותר. אבל זה כן משהו שצריך לעלות בשיחה הראשונה ולא אחרי שהמערכת נבנתה, כי לשנות את זה בדיעבד זה בנייה מחדש.